Tipos de bodega o almacén
Bodega general de despacho: Este es el tipo de bodega en donde los
productos se mantienen ya sea por largo tiempo, o bien esperando ser enviados
al terreno o a una bodega secundaria. Por lo general están en la capital o en
puntos centrales de una región determinada.
Bodega de rotación lenta: En donde se almacenan artículos no
urgentes, en reserva o que no son de consumo frecuente, tales como repuestos,
equipo, herramientas, etc.
Bodega de rotación rápida: Son las de expedición diaria o frecuente de
productos. Son las más comunes en el terreno de las operaciones y suelen
contener los productos de pronta distribución para la población afectada.
Centros de acopio: Durante las emergencias se suele
habilitar cualquier sitio para la recepción de donaciones, lo cual convierte
rápidamente los patios, las oficinas, las salas, los garajes de las
organizaciones en montañas de ropa, alimentos, medicinas y otros productos. Por
lo general resulta sumamente difícil organizar un sistema de almacenamiento en
estos sitios, sobre todo por falta de espacio, por lo cual se debe procurar el
pronto envío de los productos recolectados hacia una bodega. Sin embargo, los
centros de acopio pueden ser aprovechados para separar y clasificar las
donaciones y enviar a las bodegas únicamente aquellos materiales que son
considerados de utilidad, separados según su categoría.
Elección del sitio
Se debe poner especial esfuerzo
en encontrar un sitio adecuado para el almacenamiento de los suministros,
aunque a menudo en la zona de emergencia no existen muchas opciones. Pero al
seleccionar el sitio se deben tener en cuenta algunos conceptos básicos mínimos:
Tipo de provisión que se va a almacenar
Los medicamentos y los alimentos
necesitan un lugar fresco, seco y ventilado. Incluso algunos podrían necesitar
temperatura controlada. Otros artículos, tales como ropa, equipo y materiales
tienen requerimientos más flexibles. Los suministros de emergencia están
constituidos por un poco de cada una de estas cosas y la mayoría de las veces
habrá que almacenarlos en una misma bodega.
Conveniencia del sitio
El tamaño del local es sumamente
importante, por lo cual hay que tomar en cuenta su capacidad actual y la
posibilidad para extender el espacio útil. Siempre es mejor tener un sitio más
grande de lo necesario que uno más pequeño. Debe haber suficiente accesibilidad
para los transportes de gran tamaño y se debe tener en cuenta su ubicación con
relación a la zona de operaciones.
• Condiciones internas del sitio
(estructurales y no estructurales):
Idealmente se debe contar con una
estructura de concreto, pero cualquiera que sea el tipo de construcción, ha de
estar en buenas condiciones de conservación y mantenimiento, que no requiera
grandes reparaciones para hacerla funcional. Debe tener techo y puertas, buena
ventilación, adecuada iluminación. Antes de instalar la bodega habrá que
revisar y reparar las instalaciones eléctricas, sanitarias y de agua potable;
eliminar goteras de los techos y cerrar fisuras en paredes y pisos.
• Condiciones externas del sitio (topografía
y entorno social):
Verificar peligros naturales
(p.ej., posibilidad de inundación, zona de deslizamientos). Las aguas
estancadas, basureros, maleza y otras deficiencias ambientales en los
alrededores deben ser eliminadas antes de usar el sitio. El entorno social es
importante de tomar en cuenta para prever posibles problemas de seguridad.
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Cálculo de necesidades y capacidades de almacenamiento22
22 Para este
segmento se ha contado con el apoyo del Manual del Curso de
Administración de Almacenes de la Agencia Logística de Defensa (DLA) de los
EEUU, elaborado por John Price II.
El tamaño de
bodega que se necesita depende de la cantidad de suministros esperados. Sin
embargo, en las operaciones típicas de emergencia por lo general es sumamente
difícil prever las cantidades que se van a recibir, sobre todo que la mayoría
de las provisiones podrían llegar sin ser solicitadas. Por esa razón, siempre
es mejor optar por el sitio más grande, aunque en el primer momento la
cantidad de suministros no lo amerite.
El espacio de
almacenamiento es tridimensional, es decir ancho, largo y alto. Para
determinar el espacio útil de un sitio, es necesario conocer algunas variables
básicas:
• Espacio bruto, expresado en metros cuadrados: son las dimensiones
totales del sitio (dentro de las paredes) y se obtiene multiplicando el largo
por el ancho del sitio.
• Metros cúbicos
brutos: son las dimensiones de todo el espacio vertical y horizontal del
sitio. Se obtiene al multiplicar largo por ancho por alto.
• Pérdida
estructural: es el espacio que ocupan los postes, columnas, paredes
intermedias, baños y cualquier otra estructura del edificio.
• Espacio de
apoyo: oficinas, espacio para equipo de la bodega, áreas de operaciones
(clasificación, empaque), etc.
• Metros
cuadrados netos: Es el espacio real de almacenamiento. Para obtener esta
información hay que restarle al espacio bruto la pérdida estructural, el
espacio de apoyo y toda aquella área que no pueda ser utilizada para
almacenar.
• Metros cúbicos
netos: son las dimensiones de todo el espacio vertical y horizontal, menos
las obstrucciones superiores (lámparas, tuberías, vigas, etc.) y la pérdida
estructural.
Tabla
9.1 Fórmulas básicas
para determinación de medidas
Adicionalmente,
hay que tener en cuenta que las provisiones ocupan diferente "volumen de
almacenamiento". Los siguientes son ejemplos del espacio aproximado que
se requeriría para almacenar una tonelada métrica de diversos tipos de
suministros:
Tabla
9.223
23 Tomado de
Handbook for Delegates, International Federation of Red Cross and Red
Crescent Societies. Ginebra, 1997.
En operaciones
de emergencia en que se tiene más control sobre los suministros, por ejemplo
la distribución de alimentos en albergues temporales de damnificados, donde
se trata de un grupo específico y contabilizado de personas, es más sencillo
conocer las cantidades de suministros con que se va a trabajar y, por ende,
el espacio requerido para su almacenamiento. La tabla 9.2 ofrece un ejemplo
de cómo calcular la necesidad de espacio requerido para una cantidad conocida
de suministros.
Tabla
9.324 Determinación de la capacidad de almacenamiento requerida
24 Tomado de Supplies
and Food Aid Field Handbook. UNHCR. Ginebra, junio de 1989.
Otra herramienta
sencilla para calcular el área requerida, es el ejemplo siguiente:
Tabla
9.425 Cálculo de área para 100 toneladas de arroz con una altura de
almacenamiento de 2 metros.
25 Tomado de Handbook
for Delegates, International Federation of Red Cross and Red Crescent
Societies. Ginebra, 1997.
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